# Wer macht was? Rollen klären, wenn eine Integrationsbegleiterin ins Team kommt > Quelle: https://vielfalt-begleiten.nrw/blog/integrationsbegleiterin-einarbeiten/ > Aktualisiert: 2026-10-08T07:00:00+00:00 Halb neun, dritter Tag. Die neue Kollegin steht im Flur, die Jacke noch an, und wartet. Aus dem gelben Gruppenraum hört man den Morgenkreis, im blauen räumt jemand die Frühstücksreste weg, die Leitung telefoniert. Niemand hat ihr gesagt, wo sie heute anfängt. Nach zehn Minuten geht sie in die Küche und wischt die Tische ab, weil das die einzige Aufgabe ist, die sichtbar herumliegt. Am Nachmittag sagt eine Erzieherin im Vorbeigehen: „Schade, heute Morgen hätten wir dich in der Blauen gut gebrauchen können." Beide meinen es gut. Beide gehen unzufrieden nach Hause. Und keine von beiden hat den Fehler gemacht, er liegt in dem, was vor dem ersten Tag niemand aufgeschrieben hat. Rollen zu klären klingt nach Verwaltung, nach einem Papier, das später sowieso keiner liest. In der Praxis ist es die Stunde, die sich am schnellsten auszahlt. Denn die Frage „Wer macht was?" beantwortet sich im Alltag sonst von allein, meist zufällig und meist so, dass am Ende alle unglücklich sind. ## Rollenklarheit schützt zuerst das Team Es liegt nahe zu denken, Rollenklärung sei vor allem etwas für die neue Kollegin, damit sie sich zurechtfindet. Der größere Effekt entsteht im aufnehmenden Team. Wer nicht weiß, was er delegieren darf, delegiert entweder gar nichts (dann bleibt die neue Kollegin am Rand stehen) oder alles, was gerade übrig ist (dann wird sie zur Lückenfüllerin für Aufgaben, die mit ihrer Qualifizierung nichts zu tun haben). Beides kostet Energie, und zwar auf beiden Seiten. Ein Blick auf die Aufgabenbeschreibung hilft. Das Land Nordrhein-Westfalen beschreibt in seiner [Mitteilung zur Ausweitung des Modellprojekts](https://www.land.nrw/pressemitteilung/integrationsbegleiterinnen-kitas-modellprojekt-bielefeld-soll-auf-alle-kommunen): Integrationsbegleiterinnen „vermitteln zwischen den Kindern, ihren Familien und den pädagogischen Fachkräften, insbesondere im sprachlichen und kulturellen Bereich" und sind „wichtige Identifikationsfiguren für die Kinder". Auf der Seite des [Ministeriums für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration](https://www.mkjfgfi.nrw/menue/kinder/kindertagesbetreuung-und-fruehe-bildung/integrationsbegleiterinnen-kitas) heißt es entsprechend, sie unterstützten Kinder und deren Eltern und fungierten als „Mittlerinnen". Diese Beschreibung ist bewusst weit gefasst. Sie benennt eine eigene Rolle mit eigenem Zugang zu Familien, und sie legt gerade nicht fest, welche konkreten Aufgaben in Ihrer Einrichtung dazugehören. Genau das ist der Teil, den Leitung und Team selbst erledigen müssen. Das nifbe formuliert für multiprofessionelle Teams den Anspruch, dass „fachfremde und pädagogische Berufsgruppen zu einer gleichwertigen Arbeitsgemeinschaft werden" sollen, und weist im selben [Fachbeitrag zu multiprofessionellen Teams](https://nifbe.de/fachbeitraege/zeigt-her-eure-staerken-multiprofessionelle-teams/) darauf hin, dass Gefühle wie Neid oder das Empfinden, nicht genügend beachtet zu werden, „analog zu fachlichen Differenzen, diskutiert werden" müssen. Gleichwertigkeit entsteht nicht durch guten Willen, sie braucht einen Rahmen. ## Fünf Punkte, die vor dem ersten Tag schriftlich stehen sollten Eine Seite reicht. Wichtig ist, dass sie vor dem ersten Arbeitstag existiert, dass das ganze Team sie kennt und dass sie an einem Ort hängt, an dem auch Vertretungskräfte sie finden. 1. **Die Aufgaben.** Drei bis fünf konkrete Tätigkeiten, keine Absichtserklärungen. „Begleitet montags und mittwochs die Ankommenssituation in der blauen Gruppe" ist brauchbar, „unterstützt bei der Integration" ist es nicht. Notieren Sie dazu, in welcher Gruppe oder in welchem OGS-Bereich der Einsatz stattfindet und wer dort am Morgen die Ansage macht. 2. **Die Grenzen.** Was gehört ausdrücklich nicht dazu? Aufsicht allein über eine Gruppe, Entwicklungsgespräche in eigener Verantwortung, Einschätzungen zum Entwicklungsstand eines Kindes, Auskünfte an Behörden. Diese Liste schützt die neue Kollegin vor Überforderung und das Team vor Zuständigkeitslücken, die im Ernstfall auffliegen. 3. **Die feste Ansprechperson.** Eine Person, namentlich benannt, plus eine Vertretung. Nicht „das Team". Wer keine Adresse für Fragen hat, stellt irgendwann keine mehr. 4. **Die Dokumentation.** Was wird festgehalten, wo, und wer liest es? Beobachtungen aus der Sprachmittlung können für die Entwicklungsdokumentation wertvoll sein, sie brauchen aber einen vereinbarten Weg ins Team, statt zwischen Tür und Angel im Flur zu landen. 5. **Schweigepflicht und Datenweitergabe.** Der Umgang mit dem, was Familien anvertrauen, richtet sich nach dem Sozialdatenschutz des SGB VIII und nach den Vorgaben Ihres Trägers. Klären Sie vor dem ersten Tag, welche Verschwiegenheitserklärung unterschrieben wird, was das im Alltag bedeutet (auch außerhalb der Einrichtung, auch im eigenen Wohnviertel, auch in Messenger-Gruppen) und an wen Beobachtungen gemeldet werden. Zum letzten Punkt gehört ein klarer Verfahrensweg beim Kinderschutz. Bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung läuft die Einschätzung über das vereinbarte Verfahren der Einrichtung. Das Portal [Kinderschutz NRW](https://www.kinderschutz.nrw/handlungsfelder/kinder-und-jugendhilfe/kindertagesbetreuung) beschreibt für die Kindertagesbetreuung, dass eine insoweit erfahrene Fachkraft „über die pädagogische Qualifikation als Fachkraft hinaus Erfahrungen und Kenntnisse im Kinderschutz" mitbringt und das pädagogische Personal bei der Bewertung von Anhaltspunkten Anspruch auf deren Beratung hat. Für die Integrationsbegleiterin heißt das schlicht: Sie meldet ihre Beobachtung an die benannte Person, und ab dort greift das Verfahren. Sie führt keine eigene Einschätzung durch und übernimmt keine Gespräche mit den Eltern über den Verdacht. ## Die häufigste Falle: die Dauer-Dolmetscherin Sie kennen die Situation vermutlich. Eine Mutter steht mit einem Formular an der Tür, die Kollegin aus der Nachbargruppe braucht „nur ganz kurz" eine Übersetzung, gleichzeitig soll das Elterngespräch um vierzehn Uhr vorbereitet werden. Weil es funktioniert, wird daraus eine Gewohnheit. Zwei Monate später ist die Integrationsbegleiterin den halben Tag unterwegs und kommt zu den Kindern kaum noch. Sprachmittlung ist ein wichtiger Teil der Arbeit, und sie ist eine Kompetenz, keine Nebentätigkeit. Damit sie nicht alles andere auffrisst, hilft dreierlei: ein festes Zeitfenster für Elterngespräche, das im Dienstplan sichtbar ist, eine Absprache, wer Anfragen aus anderen Gruppen bündelt (in der Regel die Leitung oder die Ansprechperson), und eine Regel für heikle Gespräche. Bei Themen mit rechtlicher oder gesundheitlicher Tragweite, etwa Kinderschutz, Diagnostik oder Anträge, ist professionelle Sprachmittlung der richtige Weg, nicht die Kollegin aus dem Haus. Das schützt sie davor, in eine Doppelrolle zu geraten, in der sie gleichzeitig übersetzen und zur Familie ein Vertrauensverhältnis halten soll. Eine zweite Variante derselben Falle: Die Integrationsbegleiterin wird zur automatischen Zuständigen für alle Kinder, deren Familien eine bestimmte Sprache sprechen. Das entlastet kurzfristig und schafft langfristig eine Parallelstruktur, in der ein Teil der Kinder nur noch eine Bezugsperson hat. Ihre Aufgabe ist Brückenbau, nicht Zuständigkeit auf Dauer. ## Praktikum und Begleitung während der Qualifizierung Viele Einrichtungen lernen ihre künftige Kollegin schon im Praktikum kennen. Die Qualifizierung dauert nach Angaben der [AWO Ostwestfalen-Lippe](https://www.awo-owl.de/integrationsbegleiterinnen-in-kitas-und-ogs/), die das Programm als Modellprojekt entwickelt hat, sieben Monate und besteht aus Schulungstagen, einem Praktikum in einer Einrichtung und begleitenden Arbeitskreisen zum Austausch. Wie das im Detail abläuft, lesen Sie in unserem Beitrag [So läuft die Qualifizierung ab](/blog/so-laeuft-die-qualifizierung/). Für das aufnehmende Team bedeutet das zweierlei. Erstens ist das Praktikum ein Ausbildungsteil und keine Bewährungsprobe, in der sich jemand als brauchbar erweisen muss. Benennen Sie deshalb eine Praxisanleitung, so wie Sie es bei Auszubildenden auch tun würden, und planen Sie deren Zeit ein. Zweitens laufen die begleitenden Arbeitskreise parallel weiter. Es kann also gut sein, dass die Praktikantin an einem Schulungstag fehlt, obwohl der Dienstplan sie vorsieht. Tragen Sie die Termine gleich zu Beginn ein. ## Die feste Reflexionszeit Von allen Maßnahmen ist diese die günstigste und die wirksamste: zwanzig Minuten, alle zwei Wochen, im Dienstplan verankert, zwischen der Integrationsbegleiterin und ihrer Ansprechperson. Kein Kaffeeplausch in der Tür, sondern ein Termin, der auch stattfindet, wenn gerade viel los ist. Drei Fragen reichen für den Anfang: - Welche Aufgabe war in den letzten zwei Wochen unklar? - Wo wurde etwas erwartet, das über das Vereinbarte hinausgeht? - Was hat das Team in dieser Zeit über die Kinder oder Familien erfahren, das ohne diese Rolle nicht angekommen wäre? Die dritte Frage ist die, die am meisten verändert. Sie macht den Beitrag sichtbar, statt ihn als selbstverständlich vorauszusetzen, und sie liefert dem Team regelmäßig Material für die eigene Arbeit. Nach dem ersten halben Jahr können Sie den Abstand vergrößern. Streichen sollten Sie den Termin nicht, denn die Themen ändern sich: Aus „Wo fange ich an?" wird irgendwann „Wie gehen wir damit um, dass eine Familie etwas anderes erwartet als wir?". Für diese Sorte Konflikt lohnt der Blick in unseren Beitrag zu [Wertekonflikten im Team](/blog/wertekonflikte-im-team/). --- ## Ihr nächster Schritt Setzen Sie eine Stunde an, bevor der erste Arbeitstag feststeht, und schreiben Sie die fünf Punkte auf eine Seite: Aufgaben, Grenzen, Ansprechperson, Dokumentation, Schweigepflicht. Legen Sie im selben Termin die Reflexionszeit fest und tragen Sie die ersten drei Termine gleich in den Dienstplan ein. Wenn Sie wissen möchten, wie so ein Arbeitstag konkret aussieht, lesen Sie [Ein Tag als Integrationsbegleiterin](/blog/alltag-integrationsbegleiterin/). Was hinter dem Programm steht und wer daran beteiligt ist, finden Sie [über das Projekt](/ueber-das-projekt/). Und wenn Sie für Ihre Einrichtung offene Fragen klären möchten, etwa zu Standorten oder zur nächsten Schulungsrunde, melden Sie sich gern über unsere [Kontaktseite](/kontakt/).